Укладення договору у спрощений спосіб | Моє право-інформ

Укладення договору у спрощений спосіб

Автор: Марія Мильнікова, юрист

Розвиток комунікаційних технологій значно розширив інструментарій ведення бізнесу – використання факсиміле, електронних листів, спрощення та прискорення документообігу стали невід’ємною частиною сучасних компаній. Тепер оформлення договору у паперовій формі та його безпосереднє підписання сторонами вже не є єдиним способом укладання угод, як це часто намагаються представити податкові органи. Ця стаття пропонує вашій увазі юридичне обґрунтування укладення договорів у спрощений спосіб.

Договір укладається внаслідок погоджених дій кількох сторін, що зумовлює певну процедуру його вчинення. Зокрема, процес укладення договору складається із пропозиції однієї сторони укласти договір (оферти) та прийняття пропозиції укладення договору другою стороною (акцепт).

Положеннями ч. 1 ст. 205 ЦКУ передбачено, що правочин може вчинятися усно або в письмовій (електронній) формі.

Відповідно до ч. 1 ст. 181 ГКУ допускається укладення господарських договорів у спрощений спосіб, тобто шляхом обміну листами, факсограмами, телеграмами, телефонограмами тощо, а також шляхом підтвердження прийняття до виконання замовлень, якщо законом не встановлено спеціальні вимоги до форми та порядку укладення даного виду договорів.

Згідно з ч. 1 ст. 207 ЦКУ правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони. Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв’язку.

Також згідно з ч. 2 ст. 639 ЦКУ, якщо сторони домовилися укласти договір за допомогою інформаційно-телекомунікаційних систем, він вважається укладеним у письмовій формі.

Таким чином, законодавством передбачена можливість укладення договорів у спрощеному порядку через:

– ділову переписку – шляхом обміну документами, в тому числі електронними;

– у вигляді конклюдентних дій (прийняття замовлення до виконання).

При цьому договори, укладені зазначеними способами, вважаються такими, що вчинені у письмовій формі.

Укладення договору через ділову переписку, факс, електронну пошту

Отже, можливість укладення договору не лише у формі єдиного документа, а й у спрощений спосіб за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв’язку, передбачена положеннями цивільного та господарського законодавства.

Для того щоб документи (листи, електронні листи, телеграми, факсограмами, телефонограмами тощо) вважались документами, які підтверджують укладення договору, їх зміст повинен відповідати оферті та акцепту.

Укладення договору має місце, якщо зі змісту документів можливо встановити:

– виражений намір особи укласти конкретний договір та розуміння цією особою своїх зобов’язань у разі прийняття її пропозиції іншою особою;

– істотні умови майбутнього договору;

– адресата (адресатів) відповідної пропозиції;

– прийняття пропозиції на запропонованих умовах другою стороною або вчинення нею в межах строку для відповіді на оферту дій відповідно до вказаних у пропозиції умов договору (відвантажила товари, надала послуги, виконала роботи, сплатила відповідну суму грошей тощо).

Використання електронної пошти

У разі укладення договору через ділову переписку з використанням електронної пошти необхідно враховувати вимоги законодавства щодо електронних документів та електронного документообігу.

Відповідно до ст. 5 Закону № 851 електронним документом є документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

У свою чергу, оригіналом електронного документа згідно із ст. 7 Закону № 851вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону № 852.

Враховуючи положення ст. 9 Закону № 996 щодо наявності у первинному та зведеному обліковому документі обов’язкового реквізиту, який надасть змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, електронний первинний документ має містити аналог власноручного підпису або підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону № 852, чи інші дані, що дозволять ідентифікувати особу.

Згідно із Законом № 852 електронним підписом є дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних.

Видом електронного підпису, що дає змогу підтвердити цілісність документа та ідентифікувати підписувача, є електронний цифровий підпис, який отримується за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, що додається до цього набору або логічно з ним поєднується.

За правовим статусом електронний цифровий підпис відповідно до ст. 3 Закону № 852прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо: електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису; під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису; особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

При цьому положення вказаної норми встановлюють, що електронний підпис не може бути визнано недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа.

Також положеннями ст. 8 Закону № 851 передбачено, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Із прийняттям Закону № 675, який вступив в силу 30.09.2015 р., вперше на законодавчому рівні встановлено порядок укладення договорів в мережі, спрощено процедуру підписання договору та надання згоди на обробку персональних даних, частково полегшено ведення бухгалтерського обліку, встановлено вимоги до продавців.

Зазначеним Законом надано визначення електронному договору, а саме згідно з п. 5 ч. 1 ст. 3 Закону № 675 електронний договір – це  домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав і обов’язків та оформлена в електронній формі.

Положеннями ч. 1 ст. 12 Закону № 675 передбачено, що моментом підписання правочину є використання:

– електронного підпису або електронного цифрового підпису відповідно до Закону № 852, за умови використання засобу електронного цифрового підпису усіма сторонами електронного правочину;

– електронного підпису одноразовим ідентифікатором, визначеним цим Законом;

– аналога власноручного підпису (факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, іншого аналога власноручного підпису) за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідних аналогів власноручних підписів.

Відповідно до ч. 12 ст. 11 Закону № 675 електронний договір, укладений шляхом обміну електронними повідомленнями, підписаний у порядку, визначеному ст. 12 Закону № 675, вважається таким, що за правовими наслідками прирівнюється до договору, укладеного у письмовій формі.

Таким чином, відповідно до чинного законодавства ідентифікувати особу, уповноважену на підписання електронного документа, можливо на підставі:

– електронного підпису або електронного цифрового підпису;

– факсимільного відтворення підпису, іншого аналога власноручного підпису (у випадку письмової згоди сторін, що містить зразки відповідних аналогів власноручних підписів).

Отже, електронні документи для надання їм юридичної сили та можливості їх використання як доказу укладення договору повинні містити інформацію, відповідну оферті та акцепту, й мати всі необхідні реквізити, у тому числі дані для встановлення їх приналежності стороні даного правочину та особи, яка їх підписала.

Укладення договору через рахунок-фактуру

Варто зазначити, що фактично рахунок-фактура є розрахунково-платіжним документом, що передбачає тільки виставлення певних сум до оплати покупцям за товари, що поставляються (фактично поставлені), чи послуги, що надаються (фактично надані послуги).

Проте, окрім випадків виставлення рахунку-фактури на виконання умов вже укладеного між сторонами договору, цей документ можна вважати простою офертою (пропозицією укладення договору).

Законодавством не встановлено вимог щодо змісту рахунку-фактури. Однак для того щоб рахунок-фактура сприймався як спрощена форма укладення договору, важливо, щоб цей документ містив необхідну інформацію щодо істотних умов певного договору, зокрема, умови про предмет, строки та ціну. У рахунку-фактурі також можна визначити суму передоплати та загальну суму домовленості.

Прийняття пропозиції, зазначеної у рахунку-фактурі, має бути підтверджено видатковою накладною постачальника або актом приймання-передачі виконаних робіт (послуг), або ж здійсненням оплати рахунку-фактури.

Прийняття замовлення до виконання

Зі змісту ст. 181 ГКУ вбачається, що прийняття пропозиції укладення договору можливе у вигляді конклюдентних дій, тобто здійснення особою, яка отримала оферту, дій з виконання вказаних в ній умов договору.

Підтвердженням прийняття замовлень до виконання є здійснення особою дій на виконання умов певної домовленості, зокрема, таке підтвердження може здійснюватись як шляхом направлення відповідного підтверджуючого повідомлення про прийняття такого замовлення, так і шляхом здійснення поставки товару, виконання певних робіт, надання послуг, вчинення інших дій, що свідчать про волю особи, спрямовану на виконання договору.

Наприклад, положення ч. 7 ст. 11 Закону № 675 передбачають, що якщо покупець (споживач, замовник) укладає електронний договір шляхом розміщення замовлення за допомогою інформаційно-телекомунікаційних систем, продавець (виконавець, постачальник) зобов’язаний оперативно підтвердити отримання такого замовлення. Відповідно, таке підтвердження прийняття замовлення до виконання може бути здійснене телефонним дзвінком, листом на електронну пошту та в інший спосіб, який дозволить повідомити особу про підтвердження прийняття замовлення до виконання.

Вчинення особою дій, спрямованих на виконання умов договору, має підтверджуватись відповідними документами. Наприклад, при поставці товарів постачальник виписує рахунок-фактуру на його оплату, а покупець приймає цей товар, що підтверджується видатковою накладною з відміткою про отримання товару покупцем. У випадку надання послуг або виконання робіт оформлюються акти прийому-передачі виконаних робіт (послуг).

Так, Вищий господарський суд України в своєму оглядовому листі від 18.02.2013 р. № 01-06/374/2013 «Про практику вирішення спорів, пов’язаних із виконанням договорів підряду», зазначаючи про можливість укладення договору у спрощений спосіб шляхом підписання актів здачі-приймання виконаних робіт, як приклад наводить постанову Вищого господарського суду України від 11.05.2012 р. № 21/5005/14068/2011, в якій суд дійшов висновку, що підписання актів здачі-приймання виконаних робіт свідчить про укладення договору підряду у спрощений спосіб, і цей договір є підставою для виникнення у його сторін майново-господарських зобов’язань.

Таким чином, якщо документи, якими обмінялись сторони, містять інформацію, яка за своїм змістом відповідає пропозиції однієї сторони укласти певний договір на визначених умовах, та інформацію щодо прийняття такої пропозиції другою стороною або свідчать про вчинення нею дій, що підтверджують прийняття такої пропозиції, договір між сторонами вважається укладеним у письмовій формі.

Джерело