Обов’язковість засвідчення копій процесуальних документів відповідно до Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003 “Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації”
14 квітня 2020 року Верховний Суд у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду в рамках справи № 320/4916/19, адміністративне провадження №К/9901/8517/20 (ЄДРСРУ № 88748667) досліджував питання щодо обов’язковості засвідчення копій процесуальних документів відповідно до Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003 “Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації”.
Правила засвідчення копій документів, визначені Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003», затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 ороку № 55, Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, інструкції з діловодства в окремих органах державної влади (місцевого самоврядування) та інші нормативно-правові акти.
Серед іншого, відповідно до пункту 8 розділу 10 зазначених Правил копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.
Напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії.
Напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу установи або печатки «Для копій».
У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчуються відбитком печатки установи.
На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія».
Оскільки під засвідченням копії документа слід розуміти саме засвідчення відповідності копії оригіналу відповідного документу, відсутність на копії напису про її засвідчення «Згідно з оригіналом» чи в іншому словесному виразі дає підстави вважати її такою, що не посвідчена в установленому порядку.
Така позиція викладена в постанові Верховного Суду від 08 травня 2019 року у справі №160/7887/18.
Підпис відповідальної особи засвідчують на документі відбитком печатки організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.
А ось чи потрібно за вищевказаним способом засвідчувати кожну сторінку документа і дав відповідь Верховний суд.
Положення частини четвертої статті 161 Кодексу адміністративного судочинства України встановлюють імперативний припис щодо поведінки заявника позову, а саме, норма цієї статті зобов`язує позивача додати до позовної заяви всі наявні в нього докази, що підтверджують обставини, на яких ґрунтуються позовні вимоги, в той же час інша частина цієї статті надає право позивачу у разі подання письмових чи електронних доказів додати до позовної заяви копії відповідних доказів.
Отже процесуальний закон зобов`язує позивача надати до позовної заяви лише наявні в нього докази.
Відповідно до частини першої статті 72 Кодексу адміністративного судочинства України доказами в адміністративному судочинстві є будь-які дані, на підставі яких суд встановлює наявність або відсутність обставин (фактів), що обґрунтовують вимоги і заперечення учасників справи, та інші обставини, що мають значення для правильного вирішення справи.
Письмовими доказами в розумінні частини першої статті 94 Кодексу адміністративного судочинства України є документи (крім електронних документів), які містять дані про обставини, що мають значення для правильного вирішення спору.
Згідно з частиною другою цієї статті письмові докази подаються в оригіналі або в належним чином засвідченій копії, якщо інше не визначено цим Кодексом. Якщо для вирішення спору має значення лише частина документа, подається засвідчений витяг з нього.
Копії документів вважаються засвідченими належним чином, якщо їх засвідчено в порядку, встановленому чинним законодавством (частина четверта статті 94 Кодексу адміністративного судочинства України).
Учасник справи, який подає письмові докази в копіях (електронних копіях), повинен зазначити про наявність у нього або іншої особи оригіналу письмового доказу.
Учасник справи підтверджує відповідність копії письмового доказу оригіналу, який знаходиться у нього, своїм підписом із зазначенням дати такого засвідчення (частина п`ята статті 94 Кодексу адміністративного судочинства України).
В даній справі до додатками до позовної заяви були копії договору про визнання електронних документів, зображення сторінок журналів «Офіційний вісник України», «Урядовий кур`єр», копії податкових декларацій, додатків до них, копії квитанцій, скріншоти інтернет-сторінок тощо.
Позивач подав до суду матеріали позовної заяви (позов та додані до нього копії документів) у прошитому і пронумерованому вигляді з зазначенням кількості аркушів та накладенням паперової пломби зі скріпленим печаткою підписом уповноваженої особи, проте суди попередніх інстанцій не надали належної оцінки такому оформленню позову, жодних мотивів неприйняття таким чином завірених документів в оскаржуваних рішеннях не викладено.
(!!!) Верховний Суд визнає безпідставними посилання судів попередніх інстанції в оскаржуваних рішеннях на необхідність засвідчення позивачем копій документів відповідно до вимог Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003 «Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації», з огляду на таке.
Відповідно до частин першої та другої статті 23 Закону України «Про стандартизацію» від 05.06.2014 № 1315-VII, національні стандарти та кодекси усталеної практики застосовуються безпосередньо чи шляхом посилання на них в інших документах. Національні стандарти та кодекси усталеної практики застосовуються на добровільній основі, крім випадків, якщо обов`язковість їх застосування встановлена нормативно-правовими актами.
Джерела права, які застосовуються судом встановлені статтею 7 Кодексу адміністративного судочинства України. Частиною першою та другою цієї статті передбачено, що суд вирішує справи відповідно до Конституції та законів України, а також міжнародних договорів, згода на обов`язковість яких надана Верховною Радою України. Суд застосовує інші правові акти, прийняті відповідним органом на підставі, у межах повноважень та у спосіб, визначені Конституцією та законами України.
Стандарт в розумінні статті 1 Закону України «Про стандартизацію» є нормативним документом, що встановлює для загального і неодноразового використання правила, настанови або характеристики щодо діяльності чи її результатів, та спрямований на досягнення оптимального ступеня впорядкованості в певній сфері, проте він не є нормативно-правовим актом в розумінні статті 117 Конституції України, а отже і джерелом права, яке застосовується судом.
Вимоги до письмового доказу визначені статтею 94 Кодексу адміністративного судочинства України, порядок підтвердження відповідності копії письмового доказу оригіналу встановлені частиною п`ятою цієї статті.
Необхідно вказати, що Верховний Суд у Постанові від 18 грудня 2018 року по справі № 761/5894/17 визначив, що у випадку подання доказів прошитими та пронумерованими, вони вважаються належним чином засвідченими, якщо всі необхідні реквізити, передбачені вищезгаданим Національним стандартом України, наявні лише на звороті останнього аркуша.
Крім цього, тенденція недопущення надмірного формалізму при вирішенні судом питань, пов`язаних із реалізацією особою свого права на доступ до правосуддя, прослідковується у правових висновках Верховного Суду, зокрема, у постановах Верховного Суду від 26 грудня 2019 року у справі № 367/8573/17, від 18 грудня 2018 року у справі № 761/5894/17, від 9 липня 2019 року у справі № 826/6479/18.
P.S. Альтернативою звернення учасників справи до суду із позовними заявами, скаргами та іншими визначеними законом процесуальними документами, оформленими в паперовій формі та підписаними безпосередньо учасником справи або його представником, є звернення з процесуальними документами в електронній формі з обов`язковим їх скріпленням власним електронним підписом учасника справи та подання такого документу через Електронний кабінет.
Отже, усі документи, що надійшли до суду з використанням сервісу «Електронний суд», вважаються такими, що подані використанням власного електронного підпису
Аналогічна правова позиція міститься, зокрема, у постановах Верховного Суду від 06 серпня 2019 року у справі № 2340/4648/18, від 22 серпня 2019 року у справі № 520/20958/18.
