Як правильно скласти посадову інструкцію? Зразки посадових інструкцій

Зразки посадових інструкцій – придбати>>>

Правила управління посадовими інструкціями

Складання посадових інструкцій дозволяє чітко і конкретно визначити права, обов’язки і відповідальність персоналу організації. Для правильного управління посадових інструкцій повинні бути сформульовані чіткі правила по їх складанню, оформленню, виданню, застосування і зберігання. Єдиний підхід до побудови структури інструкції і змістом розділів дозволить відобразити повний перелік обов’язків і завдань, відповідальності і повноважень, і, при необхідності, вказати в інструкції необхідні пояснення, такі як – «приклади робіт», «спеціалізація» і т.д.

Необхідно розуміти, що немає однакових підприємств в зв’язку з чим, для кожного підприємства типові посадові інструкції можуть доповнюватися і / або змінюватися. Обов’язки і завдання для однієї посади можуть бути розподілені між окремими виконавцями. Відповідно, обов’язки і завдання окремих працівників можуть бути розширені з дорученням їм рівних за складністю робіт, передбачених для різних груп посад, виконання яких не потребує іншої спеціальності або кваліфікації.

Все це повинно враховуватися при складанні посадових інструкцій.

Необхідно виключити дублювання в посадових інструкціях функцій і обов’язків для різних посад, так як це може призвести до негативних наслідків.

Посадові інструкції затверджуються керівником організації або особою, якій керівник організації письмово делегував такі повноваження. Працівник повинен бути ознайомлений з посадовою інструкцією під розпис. Посадова інструкція повинна бути перевидана при зміні назви організації, структурного підрозділу або назви посади, для якої вона розроблена.

Складання посадової інструкції

Загальна структура посадової інструкції може складатися з наступних розділів:

загальні положення

Повинен знати

кваліфікаційні вимоги

Завдання та обов’язки, завдання та обов’язки

права

Можливе внесення до інструкції додаткових розділів:

Введення / Передмова

Взаємовідносини (зв’язки) за посадою

спеціалізація

Приклади робіт

Назва посади в посадовій інструкції повинно відповідати державному Класифікатором професій. У розділі “Загальні положення” можуть міститися основні дані про посаду і сфері діяльності працівника, порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов’язків, найменування підрозділу, безпосередню підпорядкованість працівника і наявність підлеглих, а також порядок заміщення на період тимчасової відсутності.

У розділі “Кваліфікаційні вимоги” повинні міститися кваліфікаційні вимоги до працівника (рівень освіти, рівень кваліфікації, необхідний трудовий стаж). Даний розділ може бути включений до складу розділу “Загальні положення”.

У розділі “Повинен знати” повинні міститися вимоги до знання основних міжнародних і національних законодавчих актів, відомчих нормативних документів та інших матеріалів, якими повинен керуватися працівник при виконанні своїх обов’язків. Даний розділ може бути включений до складу розділу “Загальні положення”.

Розділ “Завдання та обов’язки, завдання та обов’язки” повинен містити чітко сформульовані обов’язки працівника. Може описуватися перелік вирішуваних питань, що їх функції та процеси. У формулюваннях даного пункту необхідно застосовувати слова: керує, стверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує і т.п.).

Розділ “Права” повинен містити перелік прав працівника, які необхідні для виконання своїх обов’язків. Не варто вказувати в посадовій інструкції права, які передбачені законодавством, так як це може надмірно перевантажити інструкцію текстом. Необхідно пам’ятати, що посадова інструкція не може скасовувати чи обмежувати працівника в конституційних і громадянських прав, але повинна описувати додаткові права для виконання обов’язків по посадовій інструкції.

Розділ “Відповідальність” повинен містити міру відповідальності працівника за невиконання вимог посадової інструкції. Аналогічно пункту “Права” необхідно розуміти, що даний пункт не здатний скасувати або обмежити відповідальність працівника, передбачену законодавством, але тут можна дати розширене опис наступаючої відповідальності за невиконання або порушення.

Правильна посадова інструкція

Будь-який, навіть самий грамотно складений документ компанії, може сприйматися як вкрай необхідний або як абсолютно даремний. Якщо документ складено, затверджено і не застосовується, то і толку від нього ніякого немає. А якщо він застосовується, при цьому постійно допрацьовується і перевидається, то і обійтися без такого документа нелегко.

Все вище сказане відноситься і до посадової інструкції. Якщо до розробки та видання посадової інструкції підійшли формально, тільки для того, щоб вона була – то і користі від подібної інструкції буде небагато. А ось якщо посадова інструкція розроблена, погоджена з виконавцями і керівниками виконавців, постійно доопрацьовується, використовується і виконавцями і керівництвом, то це буде потрібний і затребуваний документ.

Передмова до посадової інструкції

0.1. Документ набирає в чинності з моменту затвердження.

0.2. Розробник документу: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ узгоджений: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Періодична перевірка даного документу здійснюється з інтервалом, що не перевищує 3 роки.

1. Загальні положення

1.1. Посада “Фахівець” відноситься до категорії “Фахівці”.

1.2. Кваліфікаційні вимоги – фахівець I категорії: повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст або бакалавр). Стаж роботи за професією фахівця II категорії: для спеціаліста – не менше 1 року, для бакалавра – не менше 2 років. Фахівець II категорії: повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст або бакалавр). Для спеціаліста – без вимог до стажу роботи, для бакалавра – стаж роботи за професією фахівця – не менше 1 року. Фахівець: базова або неповна вища освіта відповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший спеціаліст). Без вимог до стажу роботи. 

1.3. Знає та застосовує у діяльності:
      – закони, державні нормативно-правові акти, стандарти та методичні і нормативні матеріали з питань, що стосуються до професійної сфери діяльності;
      – перспективи технічного розвитку та особливості діяльності підприємства (підрозділів підприємства);
      – основи менеджменту, ринкові методи господарювання;
      – виконання технічних розрахунків та обчислювальних робіт;
      – основи економіки, фінансів, права та управління;
      – технічні засоби отримання, оброблення та передавання інформації;
      – форми обліку та звітності, що застосовуються, порядок їх ведення;
      – основи професійної етики, інструкцію з діловодства;
      – основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.

1.4. Призначається на посаду та звільняється з посади наказом по організації (підприємству/організації).

1.5. Підпорядковується безпосередньо _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Керує роботою _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Під час відсутності, заміщається особою, призначеною в установленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов’язків.

2. Характеристика робіт, завдання та посадові обов’язки

2.1. Виконує з використанням засобів обчислювальної техніки, комунікацій та зв’язку роботи одного з напрямів діяльності підприємства (установи, організації) чи його підрозділу під загально-методичним керівництвом професіонала (керівника підрозділу).

2.2. Вивчає та аналізує інформацію, показники і результати роботи, узагальнює і систематизує їх, проводить необхідні розрахунки, використовуючи сучасну електронно-обчислювальну техніку.

2.3. У межах своїх обов’язків здійснює аналітичні, контрольні та облікові операції, підготовку необхідних відгуків, оглядів, висновків з питань виконуваної роботи.

2.4. Готує матеріали для аналізу, розроблення проектів нормативних та організаційно-методичних документів, графіків роботи, замовлень, заявок, інструкцій, пояснювальних записок, карт, схем та іншої технічної документації.

2.5. Бере участь у їх розробленні та комп’ютерно-інформаційному обслуговуванні.

2.6. Розглядає документацію, відповідність показників, стежить за додержанням установлених вимог, чинних норм, правил та стандартів.

2.7. Здійснює збирання, накопичення, оброблення, аналіз, оцінку інформації щодо напряму своєї діяльності.

2.8. Формує звіти, веде облікову та довідкову документацію в межах своєї компетенції.

2.9. Застосовує, впроваджує і обслуговує технології та комп’ютерні програми за своїм напрямом роботи.

2.10. Знає, розуміє і застосовує діючі нормативні документи, що стосуються його діяльності.

2.11. Знає і виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів і прийомів безпечного виконання робіт.

3. Права

Фахівець має право:

3.1. Вживати дії для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень або невідповідностей.

3.2. Отримувати всі передбачені законодавством соціальні гарантії.

3.3. Вимагати сприяння у виконанні своїх посадових обов’язків і здійсненні прав.

3.4. Вимагати створення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов’язків та надання необхідного обладнання та інвентарю.

3.5. Знайомитися з проектами документів, що стосуються його діяльності.

3.6. Запитувати і отримувати документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов’язків і розпоряджень керівництва.

3.7. Підвищувати свою професійну кваліфікацію.

3.8. Повідомляти про виявлені в процесі своєї діяльності порушення і невідповідності і вносити пропозиції щодо їх усунення.

3.9. Ознайомлюватися з документами, що визначають права та обов’язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов’язків.

4. Відповідальність

Фахівець несе відповідальність за:

4.1. Невиконання або несвоєчасне виконання покладених цією посадовою інструкцією обов`язків та (або) невикористання наданих прав.

4.2. Недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

4.3. Розголошення інформації про організацію (підприємство/установу), що відноситься до комерційної таємниці.

4.4. Невиконання або неналежне виконання вимог внутрішніх нормативних документів організації (підприємства/установи) та законних розпоряджень керівництва.

4.5. Правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.6. Завдання матеріального збитку організації (підприємству/установі) в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.7. Неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях.